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A maioria das instituições tem dificuldade em reunir os dados de despesas, que são dispersos em vários sistemas e departamentos de forma desestruturada. Este processo “arrumado e não padronizado” se complica ao ter que definir as melhores estratégias de compras e torna incerto identificar as oportunidades de economia (corte de gastos desnecessários).
Um processo saneado e padronizado nos leva à estabilidade dos resultados pois, fixa uma base estável na tomada de decisões na instituição. Com a padronização diminuem-se as dispersões e os resultados tornam-se previsíveis, afinal, não se consegue melhorar o que não se conhece ou o que varia constantemente.
Outro papel da padronização está na delegação das tarefas rotineiras, pois com a estabilidade dos processos e resultados é possível delegar a condução dos serviços às pessoas que os operam liberando a gerência para se preocupar com os projetos de melhoria que visam conferir maior competitividade à empresa.
A padronização também serve para consolidar o treinamento operacional. Com os procedimentos bem definidos facilita e simplifica o desenvolvimento de habilidades e conhecimentos necessários para a execução das tarefas. A execução das tarefas padronizada garante a manutenção dos resultados.
Muitos gestores se confundem sobre os objetivos das pesquisas qualitativa e quantitativa. São dois tipos distintos de pesquisas, que podem se complementar. A padronização de sua empresa pode gerar indicadores que auxiliam na melhor solução para sua empresa. A pesquisa qualitativa levanta dados sobre as motivações de um grupo, e se preocupa em compreender e interpretar determinados comportamentos. Pode ser também exploratória e indicar nuances imprevisíveis sobre uma questão-problema.
- Qualitativos permitem: - utilizar adequadamente os recursos (equipamentos, materiais e mão-de-obra). - uniformizar a produção - facilitar o treinamento da mão-de-obra, melhorando seu nível técnico. - registrar o conhecimento tecnológico e - facilitar a contratação ou venda de tecnologia Já a pesquisa qualitativa aponta a frequência e intensidade dos comportamentos dos indivíduos de um determinado grupo. Estas medidas são precisas e podem ser úteis para decisões mais acertadas. - Quantitativos permitem: - reduzir o consumo de materiais - reduzir o desperdício - padronizar equipamentos - reduzir a variedade de produtos - aumentar a produtividade - melhorar a qualidade e controlar processos. A gestão dos processos qualitativos e quantitativos, aliados à padronização de sua empresa, permite ao empreendedor uma visão completa e detalhada dos gastos efetivos pelas respectivas categorias de despesas e define a melhor estratégia para cada situação.
Funcionários aptos a executar os processos desenvolvidos com a padronização de materiais (P.D.M.) e conhecimento básico das técnicas de inspeção; Materiais organizados em tabela com nomenclaturas devidamente padronizadas e sinônimos ou nomes correspondentes mais utilizados no mercado; - Glossário dos termos técnicos utilizados nas especificações dos materiais catalogados; Redução de compras erradas, devoluções aos fornecedores e redução de multiplicidade de itens no catálogo (um facilitador na composição de itens para as unidades gestoras); Melhoria da qualidade das consultas e dos relatórios, que permite alto índice de comunicação entre todas as partes interessadas. A padronização só termina quando a execução do trabalho padrão estiver consolidada.